ANALISIS SWOT

Pengertian dan Tujuan

SWOT adalah singkatan dari bahasa Inggris STRENGTHS (Kekuatan), WEAKNESSES (Kelemahan), OPPORTUNITIES (Peluang) dan THREATS (Ancaman). Analisa SWOT berguna untuk menganalisa faktor-faktor di dalam organisasi yang memberikan andil terhadap kualitas pelayanan atau salah satu komponennya sambil mempertimbangkan faktor-faktor eksternal.


Analsis SWOT dapat dibagikan dalam lima langkah:

1. Menyiapkan sesi SWOT.
2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.
3. Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman.
4. Melakukan ranking terhadap kekuatan dan kelemahan.
5. Menganalisis kekuatan dan kelemahan.


Manfaat Analisa SWOT
Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman organisasi


Langkah-Langkah Penerapan

Langkah 1: Menyiapkan sesi SWOT

* SWOT kemungkinan akan menghabiskan waktu 50 - 60 menit.
* Peserta dibagi dalam kelompok dengan maksimum 6 orang per kelompok.
* Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau komponen pelayanan yang akan dianalisa.
* Setiap kelompok membuat sebuah matriks SWOT sesuai dengan contoh.
* Siapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok.
* Tentukan seorang Pencatat. Tugas Pencatat adalah mengisi matriks SWOT.

Langkah 2: Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan

* Dengan menggunakan curah pendapat, tulis pada kartu semua kekuatan di dalam organisasi (internal). Kekuatan bisa berupa, tenaga trampil, gaji, sarana. Setelah kartu diisi tempelkan pada kertas flipchart.
* Setelah selesai menyusun kekuatan internal, dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan kelemahan di dalam organisasi (internal) pada kartu lalu ditempelkan pada flipchart .

Langkah 3: Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman

* Dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan semua kesempatan di luar organisasi (kesempatan ekstern) yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan atau atasi sebuah masalah. Ini bisa berupa latihan, tenaga baru, peraturan baru dan seterusnya.
* Dengan menggunakan curah pendapat, buatlah daftar ancaman di luar organisasi (ancaman ekstern) yang dapat menghalangi pemecahan masalah.

Langkah 4: Melakukan ranking terhadap kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang

* Daftarkan dalam kolom masing-masing: kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang.
* Buatlah ranking setiap kolom. Yang perlu dipikirkan adalah pentingnya kesempatan / ancaman dan berapa besar kemungkinan kesempatan / ancaman tersebut memang akan ada. Begitu juga dengan ancaman dan peluang.

Langkah 5: Menganalisis kekuatan dan kelemahan

* Masukan kekuatan dan kelemahan masuk matriks SWOT.
* Kekuatan diisi sesuai ranking yang telah dikerjakan, kekuatan yang paling besar di atas, yang kurang besar di bawah.
* Setelah kekuatan diisi, disusul dengan kelemahan.
* Masukan kesempatan dan ancaman di dalam kolom.
* Hubungkan kekuatan dan kelemahan dengan kesempatan dan ancaman.
* Kombinasi di mana kekuatan bertemu dengan kesempatan adalah keadaan yang paling positif. Keadaan ini harus dipelihara dengan baik supaya tetap ada.
* Kombinasi kelemahan dan ancaman adalah keadaan yang paling negatif dan harus dihindari.
* Setiap kombinasi diperiksa ulang kalau memang merupakan jalan keluar untuk mengurangi kelemahan atau ancaman.

Catatan:
Analisis SWOT bukanlah akhir dari proses. Untuk memanfaatkan sepenuhnya alat ini, anda perlu menentukan rencana tindak lanjut. Juga alat ini cenderung berdasarkan pada "pendapat" dan indikator-indikator kualitatif dan belum tentu pada "kenyataan".

Contoh :

Fishbone Analysis

Pengertian dan Tujuan

Analisa tulang ikan dipakai jika ada perlu untuk mengkategorikan berbagai sebab potensial dari satu masalah atau pokok persoalan dengan cara yang mudah dimengerti dan rapi. Juga alat ini membantu kita dalam menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses. Yaitu dengan cara memecah proses menjadi sejumlah kategori yang berkaitan dengan proses, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan dan sebagainya.

Langkah-Langkah:

1. Menyiapkan sesi sebab-akibat
2. Mengidentifikasi akibat
3. Mengidentifikasi berbagai kategori.
4. Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran.
5. Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama
6. Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin

Manfaat Analisa Tulang Ikan
Memperjelas sebab-sebab suatu masalah atau persoalan

Langkah-Langkah Penerapan

Langkah 1: Menyiapkan sesi Analisa Tulang Ikan

• Analisa Tulang Ikan kemungkinan akan menghabiskan waktu 50 - 60 menit.
• Peserta dibagi dalam kelompok, maksimum 6 orang per kelompok.
• Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau komponen pelayanan yang akan dianalisa.
• Siapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok.
• Buatlah gambar pada flipchart berdasarkan contoh dibawah ini.
• Tentukan seorang Pencatat. Tugas Pencatat adalah mengisi diagram tulang ikan.

Langkah 2: Mengidentifikasi akibat atau masalah

• Akibat atau masalah yang akan ditangani tulislah pada kotak sebelah paling kanan diagram tulang ikan. Misalnya Laporan Anggaran Akhir bulan terlambat.

Langkah 3: Mengidentifikasi berbagai kategori sebab utama

• Dari garis horizontal utama, ada empat garis diagonal yang menjadi "cabang". Setiap cabang mewakili "sebab utama" dari masalah yang ditulis.
• Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini bisa diringkas seperti :
  • Sumber Daya Alam, Sumber Daya Manusia, Mesin, Materi, Pengukuran
  • Metode, Mesin, Material, Manusia - (4M)
  • Tempat (Place), Prosedur (Procedure), Manusia (People), Kebijakan (Policy) - (4P)
  • Lingkungan (Surrounding), Pemasok (Supplier), Sistem (System), Keterampilan (Skill) - (4S)
• Kategori tersebut hanya sebagai saran; bisa menggunakan kategori lain yang dapat membantu mengatur gagasan-gagasan. Sebaiknya tidak ada lebih dari 6 kotak.

Langkah 4: Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran

• Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan dengan menggunakan curah pendapat.
• Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama dimana sebab tersebut harus ditempatkan dalam Diagram tulang ikan. (yaitu, tentukan di bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan. Misalnya di kategori mesin.)
• Sebab-sebab ditulis pada garis horizontal sehingga banyak "tulang" kecil keluar dari garis horizontal utama.
• Suatu sebab bisa ditulis dibawah lebih dari satu kategori sebab utama (misalnya, menerima data yang terlambat bisa diletakkan dibawah manusia dan sistem).

Langkah 5: Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama

• Setelah setiap kategori diisi carilah sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori. Sebab - sebab inilah yang merupakan petunjuk "sebab yang tampaknya paling mungkin " lingkarilah sebab yang tampaknya paling memungkin pada diagram.
  
  Catat jawabannya pada kertas flipchart terpisah.

Langkah 6: Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin

• Diantara semua sebab-sebab, harus dicari sebab yang paling mungkin.
• Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan tanyakan , "Mengapa ini sebabnya ?"
• Pertanyaan "Mengapa ?" akan membantu Anda sampai pada sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi.
• Tanyakan "Mengapa ?" sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai kesitu sebab pokok telah terindentifikasi.

Contoh:

KOERA AJA BISA, APALAGI INDONESIA

Koh Young Hun

Tiga puluh tahun yang lalu, saya mendengar dari profesor saya di ruang kelas bahwa Indonesia merupakan negara yang berpotensi tinggi, karena sumber daya alam dan manusianya begitu kaya. Tiga puluh tahun sudah lewat, dan saya sudah menjadi profesor. Saya masih juga mengatakan kepada murid-murid saya bahwa Indonesia negara besar dan berpotensi tinggi dengan alasan yang sama.

Tanggal 19 Desember 2007, rakyat Korea (Korsel) memilih presiden baru, yaitu Lee Myung-bak (biasa disebut MB) yang akan memulai lima tahun masa jabatannya pada 25 Februari mendatang. MB berjanji bahwa dalam masa jabatannya Korea akan lebih maju dengan wawasan 7-4-7, yang berisikan bahwa 7 persen pertumbuhan ekonomi per tahun, 40.000 dollar AS pendapatan per kapita, dan negara ke-7 terbesar dari segi ekonominya (sekarang ke-11 terbesar). Pada hemat saya, Indonesia juga bisa, karena negara ini punya kemampuan.

Ciri utama yang mewarnai negara berkembang, dan merupakan musuh utama yang harus kita kalahkan, ialah kebodohan dan kemalasan yang keduanya adalah cikal bakal yang melahirkan kemiskinan. Karena itu, siapa yang lebih dahulu mampu menghilangkan dua sifat buruk itu, maka dialah yang akan dengan cepat dapat meraih kemajuan dan kemakmuran bangsanya.

Dalam teori pembangunan, sebagaimana ditulis Steven J Rosen dalam bukunya, The Logic of International Relation, dikenal dua aliran pendapat tentang sebab-sebab keterbelakangan negara-negara berkembang, di mana kedua aliran pendapat itu secara prinsip sangat berbeda satu dengan yang lain. Dalam hal ini, Indonesia dan Korea memiliki pandangan yang sama, yakni menganut paham tradisional; menganggap bahwa proses pertumbuhan ekonomi dan pembangunan di sebagian besar negara terhambat akibat rendahnya tingkat produktivitas yang berhubungan erat dengan tingginya kemubaziran dan ketidakefisiensian sosial. Aliran ini berpendapat bahwa keterbelakangan dan kemiskinan mutlak disebabkan faktor-faktor internal. Istilah Jawa-nya karena salahe dewe.

Adapun aliran yang lain, ialah aliran radikal, memandang kemiskinan dan keterbelakangan suatu negara (terutama negara ketiga) disebabkan oleh kondisi internasional, yakni adanya eksploitasi negara-negara maju terhadap negara-negara berkembang. Namun, dalam hal ini saya beranggapan bahwa teori ini cenderung selalu mencari kambing hitam. Pepatah Melayu-nya, karena awak tak bisa menari, lantai pula yang disalahkan.

Etos Korea

Kita semua tahu bahwa Korea dalam kurun waktu relatif singkat telah menjelma menjadi masyarakat modern, yaitu masyarakat yang telah mampu melepaskan diri dari ketergantungan pada kehidupan agraris.

Kemajuan Korea ini telah membuat banyak orang berdecak, terpukau seperti melihat keajaiban sebuah mukjizat. Para pakar bertanya-tanya, resep apa gerangan yang telah membuat bangsa yang terubah menjadi negara dan bangsa yang makmur? Sejak awal tahun 1970-an pihak Pemerintah Korea dalam rangka semangat pembangunan nasional telah berusaha membentuk tipe manusia Korea yang memiliki empat kualitas. Pertama, ¡¨sikap rajin bekerja¡¨. Lebih menghargai bekerja secara tuntas betapa pun kecilnya pekerjaan itu, tinimbang pidato yang muluk-muluk tetapi tiada pelaksanaannya.

Kedua, ¡¨sikap hemat¡¨, yang tumbuh sebagai buah dari sikap rajin bekerja tadi. Ketiga, ¡¨sikap self-help¡¨, yang didefinisikan sebagai berusaha mengenali diri sendiri dengan perspektif yang lebih baik, lebih jujur, dan lebih tepat; berusaha mengembangkan sifat mandiri dan rasa percaya diri. Keempat, kooperasi atau kerja sama, cara untuk mencapai tujuan secara efektif dan rasional, dan mempersatukan individu serta masyarakatnya.

Inilah picu laras yang memacu jiwa kerja bangsa Korea. Bila kita perhatikan, keempat butir nilai itu sesungguhnya adalah nilai luhur bangsa Indonesia. ¡¨Rajin pangkal pandai...¡¨ dan ¡¨sedikit bicara banyak kerja¡¨ adalah pepatah yang telah mengakar dalam budaya Indonesia.

Adapun nilai self-help, mandiri, sudah lama melekat dalam nilai religi sebagian besar masyarakat Indonesia, karena Tuhan Yang Maha Esa dalam Al Quran menyebutkan bahwa sesungguhnya Allah tidak akan mengubah nasib sesuatu bangsa, kecuali bangsa itu mengubah nasibnya sendiri. Sedangkan setiap usaha mengubah nasib, baik itu membuahkan hasil ataupun tidak, Islam telah memberinya nilai tambah; digolongkan pada perbuatan ibadah. Sementara sifat yang terakhir, kooperasi, adalah sendi-sendi budaya Indonesia yang amat menonjol. Kooperasi atau gotong royong tetap dipelihara dan dilestarikan.

Burung garuda

Sebagai penutup, saya ingin sedikit mendongeng tentang seekor anak burung garuda yang tertangkap dan dipelihara oleh seorang pemburu. Dari hari ke hari dia hanya bermain di halaman rumah; bersama-sama ayam kampung. Lalu pada suatu hari lewatlah seorang ahli unggas. Sang zoologist itu terkejut.

¡¨Ah!¡¨ pikir sang ahli unggas itu terheran-heran. ¡¨Sungguh mengherankan burung garuda itu!¡¨ ujarnya kepada pemburu.

¡¨Dia bukan burung garuda lagi. Nenek moyangnya mungkin garuda, tetapi dia kini tidak lebih dari ayam-ayam sayur!¡¨ balas sang pemburu mantap.

¡¨Tidak! Menurutku dia burung garuda, dan memang burung garuda!¡¨ bantah si ahli unggas itu.

Burung garuda ditangkap, lalu diapungkan ke atas udara. Garuda mengepak, lalu terjatuh.

¡¨Betul, kan?¡¨ ujar si pemburu. ¡¨Dia bukan garuda lagi!¡¨

Kembali si ahli unggas itu menangkap garuda, dan mengapungkannya lagi. Kembali garuda mengepak, lalu turun kembali. Si pemburu kembali mencemooh dan semakin yakin garuda telah berubah menjadi ayam.

Dengan penuh penasaran si ahli unggas memegang burung itu, lalu dengan lembut membelai punggungnya, seraya dengan tegas membisikkan: ¡¨Garuda, dalam tubuhmu mengalir darah garuda yang perkasa. Kepakkanlah sayapmu, terbanglah membubung tinggi, lihatlah alam raya yang luas yang amat indah. Terbanglah! Membubunglah!¡¨ Burung dilepas, dia mengepak. Semula tampak kaku, kemudian tambah mantap, akhirnya garuda melesat membubung tinggi, karena dia memang garuda.

Nah, barangkali cerita ini ada persamaannya dengan bangsa Indonesia. Bukti kejayaan masa lampau telah membuat mata dunia takjub. Borobudur satu bukti karya perkasa. Kini camkanlah bahwa Anda sekalian mampu, Anda punya kemampuan. Korea saja bisa, apalagi Indonesia.

Koh Young Hun Profesor di Program Studi Melayu-Indonesia, Hankuk University of Foreign Studies, Seoul, Korea