Pengertian dan Tujuan
Analisa tulang ikan dipakai jika ada perlu untuk mengkategorikan berbagai sebab potensial dari satu masalah atau pokok persoalan dengan cara yang mudah dimengerti dan rapi. Juga alat ini membantu kita dalam menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses. Yaitu dengan cara memecah proses menjadi sejumlah kategori yang berkaitan dengan proses, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan dan sebagainya.
Langkah-Langkah:
- Menyiapkan sesi sebab-akibat
- Mengidentifikasi akibat
- Mengidentifikasi berbagai kategori.
- Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran.
- Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama
- Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin
Manfaat Analisa Tulang Ikan
Memperjelas sebab-sebab suatu masalah atau persoalan
Langkah-Langkah Penerapan
Langkah 1: Menyiapkan sesi Analisa Tulang Ikan
- Analisa Tulang Ikan kemungkinan akan menghabiskan waktu 50 - 60 menit.
- Peserta dibagi dalam kelompok, maksimum 6 orang per kelompok.
- Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau komponen pelayanan yang akan dianalisa.
- Siapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok.
- Buatlah gambar pada flipchart berdasarkan contoh dibawah ini.
- Tentukan seorang Pencatat. Tugas Pencatat adalah mengisi diagram tulang ikan.
Langkah 2: Mengidentifikasi akibat atau masalah
- Akibat atau masalah yang akan ditangani tulislah pada kotak sebelah paling kanan diagram tulang ikan. Misalnya Laporan Anggaran Akhir bulan terlambat.
Langkah 3: Mengidentifikasi berbagai kategori sebab utama
- Dari garis horizontal utama, ada empat garis diagonal yang menjadi "cabang". Setiap cabang mewakili "sebab utama" dari masalah yang ditulis.
- Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini bisa diringkas seperti :
- Sumber Daya Alam, Sumber Daya Manusia, Mesin, Materi, Pengukuran
- Metode, Mesin, Material, Manusia - (4M)
- Tempat (Place), Prosedur (Procedure), Manusia (People), Kebijakan (Policy) - (4P)
- Lingkungan (Surrounding), Pemasok (Supplier), Sistem (System), Keterampilan (Skill) - (4S)
- Kategori tersebut hanya sebagai saran; bisa menggunakan kategori lain yang dapat membantu mengatur gagasan-gagasan. Sebaiknya tidak ada lebih dari 6 kotak.
Langkah 4: Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran
- Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan dengan menggunakan curah pendapat.
- Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama dimana sebab tersebut harus ditempatkan dalam Diagram tulang ikan. (yaitu, tentukan di bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan. Misalnya di kategori mesin.)
- Sebab-sebab ditulis pada garis horizontal sehingga banyak "tulang" kecil keluar dari garis horizontal utama.
- Suatu sebab bisa ditulis dibawah lebih dari satu kategori sebab utama (misalnya, menerima data yang terlambat bisa diletakkan dibawah manusia dan sistem).
Langkah 5: Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama
- Setelah setiap kategori diisi carilah sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori. Sebab - sebab inilah yang merupakan petunjuk "sebab yang tampaknya paling mungkin " lingkarilah sebab yang tampaknya paling memungkin pada diagram.
Catat jawabannya pada kertas flipchart terpisah.
Langkah 6: Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin
- Diantara semua sebab-sebab, harus dicari sebab yang paling mungkin.
- Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan tanyakan , "Mengapa ini sebabnya ?"
- Pertanyaan "Mengapa ?" akan membantu Anda sampai pada sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi.
- Tanyakan "Mengapa ?" sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai kesitu sebab pokok telah terindentifikasi.
Contoh:
1 komentar:
3 kesalahn umum menggunakan fishbone diagram
Berkali-kali saya menemukan penggunaan yang kurang tepat ketika menggunakan fishbone diagram (diagram tulang ikan). Umumnya diagram ini digunakan untuk mencari akar masalah (masalah) dari sebuah masalah (fenomena) yang tampak di permukaan. Tetapi seringkali analisisnya tidak membawanya ke solusi yang tepat. Kenapa? Ada beberapa kesalahan umum dalam menggunakannya. berikut catatan saya soal ini.
1. Kesalahan pertama, fishbone diagram dibuat untuk masalah/fenomena yang masih sangat umum. akibatnya faktor-faktor yang berkontribusi pada masalah di kepala ikan masih sangat banyak dan umum juga kategorisasinya. Jika demikian halnya, besar kemungkinan satu faktor dapat dipengaruhi oleh faktor yang lain. contoh yang paling mudah adalah kita tahu rule of thumbs bahwa 80% masalah adalah masalah manajemen. artinya besar kemungkinan kalau Man atau Material atau Mesin (biasanya orang pake faktor berinisial m semua) yang bermasalah, maka manajemen lah yang menyebabkannya. bisa dibayangkan kita mengganti mesin sebagai solusi padahal akar masalahnya terjadi di tulang yang lain. belum lagi kalau keumuman masalah berakibat banyaknya tulang-tulang kecil penyebabnya, keterkaitan antar faktor akan semakin kompleks.
Aturan umum 1: gunakan fishbone untuk masalah-masalah yang cukup spesifik. Semakin teknis semakin baik analisisnya. alternatifnya gunakan CRT (current reality tree)
2. Kesalahan kedua, analisis terhadap faktor penyebab masalah tidak disertai data pendukung. akibatnya orang suka-suka saja mengatakan: apa menyebabkan apa tanpa tahu statistiknya, dan kemudian menyimpulkan bahwa faktor x lah yang menjadi akar masalah. Mengapa faktor x? barangkali yang dikuasainya hanya faktor x, bukan tuntutan dari akar masalah yang sebenarnya.
Aturan umum 2: justifikasi setiap tulang dengan data pendukung berupa tabulasi atau statistik kejadian faktor penyebab.
3. Kesalahan ketiga, perlakuan terhadap akar masalah tidak jelas atau tidak semua akar dilihat secara komprehensif. Andaikan ada 10 tulang kecil sebagai akar masalah. perlakuan terhadap kesepuluh tulang itu tidak jelas. apakah semua di-attack? apakah sebagian dibiarkan saja? atau bagaimana. pengalaman mengatakan bahwa ada faktor eksternal, ada yang internal; ada yang cukup dibuat SOP-nya, ada yang harus dicari pemecahannya secara teknis; ada yang controllable ada yang tidak (pengaruh lingkungan misalnya).
Aturan umum 3: klasifikasikan setiap tulang dengan C (constan), N (noise), dan X (variabel yang dikendalikan). Usahakan upaya perbaikan mengubah X menjadi C, syukur-syukur N juga bisa diubah menjadi C.
Kalau ketiga aturan ini diterapkan, penggunaan fishbone baru berdampak pada solusi yang ditunggu-tunggu.
Posting Komentar